AI SENSI DELL’ART. 13 e ss REG. UE 2016/679 (GDPR) e s.m.i.
Mod. Informativa Clienti REV. 01
Gentile Interessato,
con il presente documento THE COACHING WAY SRLS rende l’informativa circa il trattamento
dei Suoi dati personali da Ella acquisiti, anche verbalmente, direttamente.
1. IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE.
Il Titolare del trattamento (di seguito anche “Titolare” e/o “Società”) è:
The Coaching Way Srls
Strada Narni -S. Urbano, 2,
05035 Narni (TR), Italia
P.IVA 01659350555
PEO: info@thecoachingway.it
PEC: thecoachingway@pec.it
2. RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (cd. RDP o
DPO)
Il Titolare del trattamento non ha nominato il Responsabile della protezione dei dati personali, in
quanto non rientra nei criteri obbligatori stabiliti dal GDPR
3. TIPOLOGIA DEI DATI SOGGETTI A TRATTAMENTO
Questi i Suoi dati che verranno trattati dal Titolare:
a) dati anagrafici, di contatto e identificativi (a mero titolo esemplificativo e non esaustivo
informazioni relative al nome, cognome, data di nascita e residenza o domicilio, numero di telefono,
indirizzo email, numero tessera sanitaria, tipo e numero documento, ecc.);
b) dati di pagamento;
c) dati anagrafici, di contatto e recapiti inerenti persone fisiche suoi dipendenti e/o collaboratori ove
da lei nominati referenti, utili alla corretta gestione del rapporto in essere;
d) immagini fotografiche, registrazioni audio e video: fotografie e registrazioni audio/video che
potranno essere realizzate durante le attività formative. Il trattamento di tali dati avverrà
esclusivamente previo ottenimento del suo consenso esplicito. Questi dati verranno utilizzati per
fini didattici, promozionali o per la documentazione delle attività formative, nel rispetto delle
normative sulla privacy vigenti e delle disposizioni del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
4. DEFINIZIONE DI TRATTAMENTO
Ai sensi dell’art. 4 (2) del GDPR per “Trattamento” si intende “ qualsiasi operazione o insieme di
operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o
insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la
conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione
mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o
l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione”.
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5. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI.
I Suoi dati personali sono trattati nell’ambito della normale attività svolta dalla Società THE
COACHING WAY SRLS e secondo le seguenti finalità:
1) stipulazione ed esecuzione del contratto e di tutte le attività ad esso connesse, quali, a titolo
esemplificativo, fatturazione, tutela del credito, servizi amministrativi, gestionali, organizzativi e
funzionali al rapporto contrattuale (incluso l’assolvimento di obblighi pre e/o post contrattuali,
contact center/customer care );
2) adempimento degli obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative nazionali e/o comunitarie
in materia contrattuale, contabile e fiscale e per conseguire un’efficace gestione dei rapporti
commerciali e altre disposizioni impartite da autorità investite dalla legge e da organi di vigilanza
e controllo;
3) raccolta ed utilizzo di immagini fotografiche, registrazioni audio e video finalizzata alla fornitura
e all’ottimizzazione dei nostri servizi, alla comunicazione efficace con i partecipanti e alla
promozione delle nostre iniziative. Il consenso per il trattamento delle immagini e delle
registrazioni audio/video è facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento, senza
pregiudicare, in alcun modo, la partecipazione alle attività formative.
6. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO.
Per le finalità di cui al punto 1 (cd. “stipulazione ed esecuzione del contratto”) la base giuridica del
trattamento è costituita dall’art. 6 comma 1 del Regolamento UE 679/2016 Lett. B – adempimento di
un contratto -.
Per le finalità di cui al punto 2 (cd. “adempimento degli obblighi previsti da leggi, regolamenti…etc”) la
base giuridica del trattamento, ai sensi dell’art. 6 comma 1 del Regolamento 679/2016, è costituita da
Lett. C – trattamento necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del
trattamento-.
Per le finalità di cui al punto 3 (cd. “raccolta e utilizzo di immagini fotografiche, registrazioni audio e
video”) la base giuridica del trattamento è costituita dal consenso libero e specifico dell’interessato,
ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Tale consenso verrà richiesto
in maniera esplicita prima dell’inizio dell’attività e potrà essere revocato in qualsiasi momento, senza
pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
7. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI.
Il trattamento avverrà con strumenti elettronici, informatici nonché cartacei.
Il trattamento è svolto dal Titolare e dai collaboratori e/o dipendenti del Titolare in qualità di Incaricati
autorizzati al trattamento, nonché dai Responsabili del trattamento specificamente individuati per
iscritto, nell’ambito delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni impartite dal Titolare,
assicurando l’impiego di misure idonee per la sicurezza dei dati trattati e garantendone la riservatezza.
Secondo le norme del Regolamento UE 679/2016, i trattamenti effettuati dal titolare saranno
improntati ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione,
minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.
I dati saranno sempre trattati nel massimo rispetto del principio della riservatezza anche nel caso di
gestione degli stessi da parte di terzi soggetti espressamente incaricati dal Titolare.
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8. PERIODO DI CONSERVAZIONE.
Il periodo di conservazione dei dati personali inizia dal momento del conferimento degli stessi,
contemporaneamente all’inizio della prestazione; i Suoi dati personali saranno conservati per il tempo
necessario ad adempiere alle finalità per le quali sono stati richiesti ovvero per i termini previsti da leggi,
norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui la Società deve attenersi.
In particolare Le ricordiamo che:
– sia per i dati anagrafici che per i dati di pagamento, in ottemperanza alle norme attualmente in vigore
ed in relazione al termine di prescrizione previsto dalla legge per i diritti nascenti dalla prestazione, il
periodo di conservazione attualmente applicabile e, nel caso di specie, applicato, è quello decennale
(con decorrenza dalla fine della prestazione).
Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto, nel qual
caso i dati personali dell’Interessato, esclusivamente quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per
il tempo indispensabile al loro perseguimento.
Al termine di tale periodo, il Titolari cancellerà i dati in maniera irreversibile – tramite metodi di
distruzione o cancellazione sicura – o li conserverà in una forma anonima che non consente, neanche
indirettamente, l’identificazione, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.
La verifica sulla obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene
effettuata periodicamente.
La presente informativa sarà considerata valida anche per le successive prestazioni (ove analoghe o
similari) che dovesse concludere con il Titolare.
9. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI.
I dati personali da Lei forniti possono venire a conoscenza del Titolare, degli incaricati e/o dei
responsabili del trattamento.
La comunicazione dei dati personali dell’Interessato avviene principalmente nei confronti di terzi e/o
destinatari la cui attività è necessaria per l’espletamento delle attività inerenti all’esecuzione del rapporto
contrattuale instaurato e per rispondere a determinati obblighi di legge. Eventuali categorie di
destinatari che potrebbero venire a conoscenza dei suoi dati personali durante o successivamente
all’esecuzione del contratto sono:
a) soggetti che elaborano i dati in esecuzione di specifici obblighi di legge (Enti nazionali e
governativi, etc.);
b) eventuali associazioni di categoria cui la società abbia aderito;
c) istituti di credito, società finanziarie e altri intermediari del credito che eroghino prestazioni
funzionali alle finalità sopra descritte;
d) società di assistenza software e hardware;
e) consulenti interni e/o esterni che eroghino prestazioni funzionali, derivanti o connesse alle
finalità sopra descritte, individuati per iscritto ed ai quali sono state date specifiche istruzioni
scritte con riferimento al trattamento dei dati personali, compresi i fornitori di software
gestionali, cloud e similari;
f) società o professionisti per la tutela giudiziale o stragiudiziale dei diritti del Titolare;
g) in genere, a tutti quei soggetti pubblici e privati per i quali la comunicazione sia necessaria per il
corretto e completo adempimento delle finalità sopra indicate.
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Gli stessi dati, solo previa specifica richiesta del soggetto interessato, potranno essere comunicati
ad enti ed organismi di tipo assistenziale, previdenziale e/o assicurativo.
L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento potrà sempre essere richiesto al Titolare del
Trattamento.
10. DIFFUSIONE DEI DATI.
Salvo sua specifica richiesta scritta, o preciso ordine dell’A.G./obbligo normativo, i dati personali da lei
conferiti non sono soggetti a diffusione.
11. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO.
I dati raccolti non verranno trasferiti verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali.
Alcuni dati personali dei soggetti interessati sono condivisi con destinatari che si potrebbero trovare al
di fuori dello Spazio Economico Europeo. Nell’eventualità in cui ciò avvenisse e si rendesse necessario
il trasferimento dei dati conferiti su server ubicati in paesi extra UE, il Titolare assicura che il
trasferimento ed il trattamento avvengano nel rispetto della normativa applicabile ovverosia i
trasferimenti vengono effettuati tramite adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza, clausole
contrattuali tipo approvate dalla Commissione Europea o altri strumenti legali.
12. LUOGO DI CONSERVAZIONE FISICA DEI DATI RACCOLTI IN MODALITA’
CARTACEA
I Suoi dati personali saranno conservati presso la sede legale della società.
13. DIRITTI DELL’INTERESSATO.
La normativa conferisce all’Interessato l’esercizio di specifici diritti elencati agli artt. da 15 a 22 del
GDPR, tra cui quello di ottenere dal Titolare la conferma, o meno, dell’esistenza di propri dati personali
(ovvero l’accesso), la loro messa a disposizione in forma intelligibile, nonché la rettifica, o la
cancellazione degli stessi, o di limitarne in tutto o in parte il trattamento o opporsi per motivi legittimi
al medesimo e/o revocare il consenso al trattamento in qualsiasi momento (fermo restando le
conseguenze indicate), o di chiedere la portabilità dei propri dati per quanto riguarda i dati oggetto di
specifico consenso, o ancora l’aggiornamento.
L’interessato ha diritto di avere conoscenza dell’origine dei dati, della finalità e delle modalità del
trattamento, della logica applicata al trattamento, degli estremi identificativi del titolare e dei soggetti cui
i dati possono essere comunicati.
L’Interessato ha altresì il diritto di chiedere la trasformazione in forma anonima, la limitazione o il
blocco dei dati trattati in violazione della legge; può altresì proporre reclamo per quanto concerne il
trattamento non autorizzato dei dati conferiti al Garante per la Protezione dei Dati Personali con le
modalità pubblicate sul sito di detta autorità (http://www.garanteprivacy.it/).
Le richieste relative all’esercizio dei predetti diritti possono essere indirizzate al Titolare del trattamento,
ai recapiti sopra indicati, senza formalità o, in alternativa, utilizzando il modello previsto dal Garante
per la Protezione dei Dati Personali reperibile al Sito internet:
http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1089924.
14. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL SUO
RIFIUTO.
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Il conferimento dei dati richiesti è obbligatorio i dati richiesti saranno quelli strettamente indispensabili
in relazione alle finalità espresse. Nel caso in cui la comunicazione dei dati personali sia un obbligo
legale o contrattuale oppure un requisito necessario per la conclusione e l’esecuzione di un contratto
(finalità 1 e 2), il rifiuto o il mancato conferimento, in tutto o in parte, dei dati personali richiesti potrà
comportare, per il Titolare, l’impossibilità di iniziare e/o dare seguito alla prestazione. Il Titolare precisa
che le verranno chiesti soltanto i dati strettamente necessari per la conclusione del contratto e per
l’esecuzione delle obbligazioni o degli obblighi di legge da esso derivanti.
15. RECLAMO AL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI E
DIRITTO DI REVOCA DEL CONSENSO
L’Interessato può proporre reclamo nei modi e nei termini di cui al sito www.garanteprivacy.it e può
revocare il consenso prestato con la stessa facilità con cui è stato fornito, mediante comunicazione
scritta da inviare a mezzo PEC o mediante lettera raccomandata a/r ai riferimenti indicati al punto 1
del presente documento.
16. SOTTOPOSIZIONE DELLA PRESENTE INFORMATIVA AI SOGGETTI
INTERESSATI
Qualora, per le ragioni sopra esposte, siano oggetto di trattamento anche dati di Suoi
dipendenti/soci/amministratori/referenti, La preghiamo di voler fornire la presente informativa anche
a loro.